makalah perencanaan kepegawaian

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah

Pegawai (kata benda) yang berarti orang orang atau sekelompok orang yang memiliki status karena pekerjaannya. Pegawai dalam bahasa jawa berasal dari kata “gawe” yang berarti “kerja”. Kepegawaian yang berasal dari kata pegawai (orang – orang yang bekerja) memperoleh awalan ke-dan akhiran –an yang berarti kegiatan/aktivitas, dalam hal itu adalah aktivitas memanfaatkan, memberdayakan, dll. Yang bermakna segala sesuatu kegiatan yang berhubungan dengan pegawai yang dimanfaatkan , didayagunakan oleh intansi, serta menjadi tanggung jawab dari instansi tersebut. Istilah kepegawaian sering diidentikkan dengan personalia atau tenaga kerja.

Lebuh lanjut dibahas mengenai pegawai yang bekerja di instansi pemerintahan dan lebih sering disebut sebagai peawai negeri. Sesuai dengan yang tercantum dalam pasal 1 ndang-Undang omor 43 tahun 1999, Pegawai negeri adalah setiap Warga Negara Indonesia yang memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Pegawai negeri di Indonesia dibagi menjadi tiga, yaitu pegawai negeri sipil, TNI dan Polri. Sedangkan pegawai negeri sipil dibagi lagi menjadi Pegawai Negeri Sipil pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah.

Pegawai Negeri Sipil adalah aparatur pemerintahan yang mempunyai tupoksi untuk memberdayakan masyarakat, melindungi segenap warga masyarakat, memanfaatkan dan menjaga Sumber Daya Alam, mengusahakan kesejahteraan masyarakat dan pemenuhan kebutuhan pokoknya, serta memberikan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu dalam mengerjakan tupoksinya yang pokok tersebut, pegawai pemerintahan diharuskan mempunyai kompetensi dan kemampuan yang cukup di bidangnya, sehingga masing-masing pegawai dapat bekerja optimal dan seefisien mungkin. Dengan begitu tidak akan terjadi pemborosan pegawai dan penggemukan birokrasi.

Untuk meningkatkan kompetensi dari para PNS di Indonesia, pemerintah mewajibkan setiap CPNS dan PNS untuk mengikuti diklat selama masa prajabatan dan masa jabatannya. Lamanya diklat ditentukan sesuai dengan kebutuhan untuk mencetak karakter seorang abdi Negara dan abdi masyarakat.

I.2 Rumusan Masalah

1.      Bagaimana perencanaan dan kebutuhan diklat yang ada di Indonesia ?

2.      Apakah tujuan dan sasaran diklat tersebut ?

3.      Apa saja jenis dan jenjang diklat bagi setiap PNS di Indonesia ?

4.      Sebutkan hal-hal yang berkaitan dengan diklat ?

5.      apa saja yang terkait dengan penyelenggara, akreditasi dan pembiayaan diklat ?

I.3 Tujuan

1.      untuk mengetahui perencanaan dan kebutuhan diklat yang ada di Indonesia

2.      untuk dapat memahami tujuan dan sasaran dari diklat di Indonesia

3.      untuk mengetahui jenis dan jenjang diklat bagi setiap CPNS dan PNS di Indonesia

4.      untuk dapat menganalisa hal-hal yang berkaitan dengan diklat

5.      untuk mengetahui hal-hal yang terkait dengan penyelenggara, akreditasi dan pembiayaan diklat di Indonesia.

BAB II

PEMBAHASAN

II.1 Pengertian, Maksud dan Tujuan Perencanaan Kepegawaian

Perencanaan Kepegawaian merupakan bagian dari Manajemen suatu Organisasi formal. Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar dari manajemen, yang merupakan awal dari tiap fungsi Manajemen lainnya, yaitu organizing, actuating dan controlling. Perencanaan diperlukan agar resiko yang akan ditanggung di masa depan relatif kecil. Perencanaan adalah masalah memilih, artinya memilih tujuan dan cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Jadi perencanaan adalah kumpulan dari beberapa keputusan.

Sedangkan arti kata kepegawaian sendiri adalah hal ikhwal yang berkaitan dengan kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri. Menurut Hadari Nawawi (1994 :172), istilah kepegawaian dapat dilihat dari dua pengertian, yaitu :

v  menunjuk pada semua pegawai suatu perusahaan ( lembaga, badan, kantor, dll ) sebagai organisasi kerja

v  melukiskan prosedur – prosedur administratif mengenai pengupahan, pengaturan dan penggantian pegawai – pegawai

Jadi perencanaan kepegawaian adalah merupakan kumpulan dari beberapa keputusan dalam hal ikhwal yang berkaitan dengan kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri

II.2 Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil

Sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang Undang nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, maka pemerintah telah menyebutkan perintah tentang pelatihan dan pendidikan bagi setiap aparatnya untuk meningkatkan kualitas dari setiap aparat pemerintah. Amanat tersebut tercantum pada UU nomor 43 tahun 1999 di bagian :

Bagian Keenam

Pendidikan dan Pelatihan

Pasal 31

(1)   Untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya diadakan pengaturan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian, kemampuan, dan ketrampilan

(2)   Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah.

Pendidikan dan Pelatihan PNS yang selanjutnya disebut DIKLAT adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil.

Diklat bertujuan :

1.            Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatansecara professional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi;

2.            Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan;

3.            Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat;

4.            Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik.

Sasaran bertujuan :

Sasaran Diklat adalah terwujudnya PNS yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan jabatan masing-masing. Hal ini dimaksudkan agar setiap pegawai mempunyai efisiensi dalam bekerja, sehingga tupoksi yang telah dirumuskan serta pembagian tugas yanga ad dapat dijalankan sesuai rencana.

Dasar Hukum Pendidikan dan Pelatihan PNS

1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil;
3. Keputusan Presiden Nomor 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah;
4. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 tentang Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan dan Kepemimpinan di Jajaran Departemen Dalam Negeri dan Daerah;
5. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 193/XIII/10/6/2001 tentang Pedoman Umum Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil;
6. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 199/XIII/10/6/2001 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II;
7. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 540/XIII/10/6/2001 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III;
8. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 541/XIII/10/6/2001 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV;
9. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2003 tentang Pedoman Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II;
10. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 2 Tahun 2003 tentang Pedoman Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan III;
11. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 7 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Pembinaan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Teknis;
12. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Pembinaan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Fungsional;

Berdasarkan dasar hukum tersebut terdapat beberapa pengertian yang berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri Sipil, yaitu :

o   Instansi Pembina pendidikan dan pelatihan adalah Lembaga Administrasi Negara;

o   Widyaiswara adalah pegawai negeri sipil yang diangkat sebagai pejabat fungsional yang berwenang dengan tugas, tanggung jawab, wewenang untuk mendidik, mengajar, dan/atau melatih pegawai negeri sipil pada lembaga diklat pemerintah;

o   Pendidikan dan pelatihan yang selanjutnya disebut diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar guna meningkatkan kompetensi bagi calon pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil;

o   Diklat prajabatan adalah diklat untuk membentuk wawasan kebangsaan, kepribadian dan etika pegawai negeri sipil serta memberikan pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara dan tentang bidang tugas serta budaya organisasinya agar mampu melaksanakan tugas jabatan pegawai negeri sipil;

o   Diklat kepemimpinan adalah diklat yang memberikan wawasan, pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap dan perilaku dalam bidang kepemimpinan aparatur sehingga mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan dalam jenjang jabatan struktural tertentu;

o   Diklat teknis adalah diklat yang memberikan keterampilan dan/atau penguasaan teknis di bidang tertentu bagi pegawai negeri sipil sehingga mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan sebaik-baiknya;

o   Diklat fungsional adalah diklat yang memberikan bekal pengetahun dan/atau keterampilan bagi pegawai negeri sipil sesuai keahlian dan keterampilan yang diperlukan dalam jabatan fungsional;

o   Pendidikan formal adalah upaya pembinaan dan pengembangan serta meningkatkan prestasi kerja pegawai negeri sipil dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan melalui Tugas Belajar dan Izin Belajar.

II.3 Jenis dan Jenjang Jabatan

Setiap Pegawai Negeri Sipil diwajibkan untuk mengikuti diklat sesuai dengan jenis dan jenjang jabatannya. Diklat-diklat tersebut selanjutnya dikelompokkan menjadi dua bagian kelompok besar diklat yang meliputi:

1. Diklat Prajabatan

2. Diklat dalam Jabatan

Diklat Prajabatan

Diklat Prajabatan merupakan syarat pengangkatan CPNS menjadi PNS.

Diklat Prajabatan terdiri dari :

* Diklat Prajabatan Golongan I untuk menjadi PNS Golongan I

* Diklat Prajabatan Golongan II untuk menjadi PNS Golongan II

* Diklat Prajabatn Golongan III untuk menjadi PNS Golongan III

Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) wajib disertakan dalam Diklat Prajabatan selambat-lambatnya 2 (dua ) tahun setelah pengangkatannya sebagai CPNS. CPNS wajib mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan untuk diangkat sebagai PNS.

Diklat Prajabatan dilaksanakan untuk meberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan, kepribadian, dan etika PNS disamping pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaran pemerintahan negara, bidang tugas, dan budaya organisasinya agar mampu melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat. Setiap peserta Diklat Prajabatan adalah semua Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS).

Diklat dalam Jabatan

Diklat dalam Jabatan dilaksanakan untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap PNS agar dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan dengan sebaik-baiknya.

Diklat dalam Jabatan terdiri dari :

1.      Diklat Kepemimpinan

Diklat Kepemimpinan yang selanjutnya disebut DIKLATPIM, dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural.

Diklat terdiri dari :

* DIKLATPIM Tingkat IV adalah DIKLATPIM untuk jabatan struktural Eselon IV;
* DIKLATPIM Tingkat III adalah DIKLATPIM untuk jabatan struktural Eselon III;
* DIKLATPIM Tingkat II adalah DIKLATPIM untuk jabatan struktural Eselon II;
* DIKLATPIM Tingkat I adalah DIKLATPIM untuk jabatan struktural Eselon I.

2.      Diklat Fungsional

Diklat Fungsional dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi yang sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing. Jenis dan jenjang diklat Fungsional untuk masing-masing jabatan Fungsional ditetapkan oleh instansi Pembina jabatan Fungsional yang bersangkutan.

3.      Diklat Teknis

·         Diklat Teknis dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas PNS.

·         Diklat Teknis dapat dilaksanakan secara berjenjang.  

·         Jenis dan jenjang Diklat Teknis untuk masing-masing jabatan ditetapkan oleh instansi Teknis yang bersangkutan.

II.4 Jenis-Jenis Diklat Pegawai Negeri Sipil

Dalam rangka mewujudkan keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan diperlukan sumber daya manusia aparatur yang memiliki kompetensi, maka untuk membentuk / mengembangkan sumber daya manusia aparatur yang memiliki diperlukan pembinaan melalui jalur pendidikan dan pelatihan yang lebih efektif, sebagaimana Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000, tentang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil, antara lain ditetapkan jenis-jenis diklat pegawai negeri sipil sebagai berikut :

A. Diklat stuktural :

Peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan yang diperuntukan bagi yang telah atau akan menduduki Jabatan struktural Eselon II, III dan IV. yang mempunyai Sikap, perilaku dan potensi yang meliputi :

a.             Moral yang baik:

b.            Dedikasi dan loyalitas terhadap tugas dan organisasi;

c.             Kemampuan menjaga refutasi diri dan instansinya;

d.            Jasmani dan rohani sehat;

e.             Motivasi yang tinggi dalam melaksanakan tugas;

f.             Prestasi yang baik dalam melaksanakan tugas;

g.            Persyaratan lain yang ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan, antara lain:

1.  Diklatpim Tk.II (Spamen)

Persyaratan Diklat Kepemimpinan Tk.II (Spamen) antara lain:

Ø  Surat Perintah dari pimpinan Unit Kerja;

Ø  Surat Pernyataan dibebaskan dari sehari-hari;

Ø  Pangkat minimal pembina / IV.a (Sk.Pangkat terakhir dilegalisir);

Ø  Sedang menduduki Jabatan Eselon II atau Eselon III (Photo copy Sk. Jabatan Terakhir dilegalisir);

Ø  Pendidikan minimal sarjana S.1 atau D-4 (Photo copy ijazah terakhir dilegalisir);

Ø  Telah lulus Seleksi Diklatpim Tk.II (Photo copy SK.kelulusan dilegalisir);

Ø  Photo copy STTPP Diklatpim Tk. III;

Ø  Usia maksimal 52 tahun bagi pejabat eselon III (photo copy Akte Kelahiran dilegalisir);

Ø  Pas foto uk. 3 x 4 sebanyak 4 lembar dengan latar belakang merah;

Ø  Surat keterangan berbadan sehat dari dokter pemerintah.

Persyaratan seleksi Diklatpim Tk.II (Spamen) antara lain:

o   Pangkat minimal Pembina (IV/a) (Sk.Pangkat terakhir dilegalisir);

o   Pendidikan Sarjana S-1 atau D-4 (Ijazah terakhir dilegalisir);

o   Menduduki Jabatan Eselon II atau eselon III (Sk. Jabatan terakhir dilegalisir);

o   Usia bagi pejabat eselon III maksimal 52 tahun telah lulus Dikpim Tk.III (Spama);

o   Berbadan sehat (Surat Keterangn dari dokter);

o   Pas photo ukuran 3 x  4 sebanyak 4 buah latar belakang merah.

2.  Diklatpim Tk.III (Spama)

Persyaratan Diklat Kepemimpinan Tingkat III (Spama) adalah :

Ø  Surat Perintah/Tugas dari pimpinan unit kerja;

Ø  Surat Pernyataan dibebaskan dari tugas sehari-hari;

Ø  Pangkat minimal Penata / III.c (Photo copy Sk.Pangkat terakhai dilegalisir);

Ø  Sedang menduduki Jabatan Eselon III atau eselon IV(photo copy Sk.Jabatan dilegalisir);

Ø  Telah lulus Diklatpim Tk.IV (Photo copy STTPP);

Ø  Surat Keterangan kelulusan seleksi Diklatpim Tk.III;

Ø  Usia Maksimal 50 tahun bagi Jabatan eselon IV (photo copy Akte Kelahiran dilegalisir);

Ø  Photo copy STTPP Diklatpim Tk.IV;

Ø  Pas photo uk 3 x 4 =3 lembar dan 4 x 6 =2 lembar berwarna latar belakang merah;

Ø  Surat Keterangan berbadan sehat dari dokter pemerintah.

Persyaratan Seleksi Diklatpim Tk.III ( Spama)

• Surat pengantar / perintah dari pimpinan unit kerja;
• Pangkat minimal Penata / III.c (Sk. Pangkat terakhir dilegalisir);
• Sedang menduduki jabatan struktural eselon III atau eselon IV;
• Usia maksimal 50 tahun ( akte kelahiran dilegalisir);
• Pendidikan minimal Sarjanamuda atau D III dan sederajat (Ijasah terakhir dilegalisir);
• Telah Lulus Diklat Adum/Adumla/ Diklatpim Tk.IV (Photo copy STTPP);
• Pas photo uk. 3 x 4 = 4 buah berwarna belakang merah;
• Surat Keterangan berbadan sehat dari dokter pemerintah. 

3.  Diklat kepemimpinan Tk. IV

Persyaratan Diklat kepemimpinan Tk.IV adalah:

Ø  Surat Perintah / tugas dari pimpinan unit kerja;

Ø  Surat pernyataan bebas dari tugas dinas sehari-hari;

Ø  Pangkat minimal Penata Muda/ III.a (Photo copy Sk. Terakhir dilegalisir);

Ø  Pendidikan minimal SLTA dan sederajat (Ijazah terakhir dilegalisir);

Ø  sedang menduduki jabatan eselon IV atau yang akan dipromosikan (Sk.Jabatan);

Ø  Lulus seleksi Diklatpim Tk.IV (Sk.Kelulusan);

Ø  Pas photo uk. 3 x 4 = 3 buah dan 4 x 6 = 2 buah berwarna latar belakang merah;

Ø  Surat Keterangan berbadan sehat dari dokter pemerintah.

Persyaratan Seleksi Diklatpim Tk.IV adalah:

• Surat pengantar / perintah dari pimpinanan unit kerja;
• Pangkat minimal penata muda / III.a (Sk.Pangkat terakhir);
• Sedang menduduki Jabatan eselon IV atau yang akan dipromosikan;
• Pendidikan minimal SLTA/sederajat;
• Usia maksimal 48 tahun;
• Pas Photo uk. 3 x 4 = 4 buah berwarna latar belakang merah;
• Surat Keterangan Berbadan Sehat dari dokter pemerintah

B. Diklat Teknis

Diklat Teknis Umum Administrasi dan Manajemen :

Diklat yang berkaitan dengan fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dan fungsi-fungsi ini mekekat terhadap pelaksanaan tugas pokok administrasi. Misalnya : Diklat Bendaharawan Proyek/Pemegang Kas, Diklat Pinlak, Diklat Manajemen Kepegawaian, dll.

Dengan persyaratan meliputi :

1.      Sikap, perilaku dan potensi yang meliputi :

1. Moral baik;
2. Dedikasi dan loyalitas terhadap tugas dan organisasi;
3. Motivasi yang tinggi dalam melaksanakan tugas;

2.      Surat Perintah dari instansi/ BKD

3.      Persyaratan lainnya yang ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

C. Diklat Fungsional

Diklat yang diperuntukan bagi pejabat fungsional / calon pejabat fungsional. Misalnya ; Diklat Fungsional Arsiparis, Diklat Fungsional Pengawas Sekolah

Persyaratan – persyaratan lainnya yang berkaitan dengan kenaikan/penyesuaian kepangkatan/ golongan antara lain :

1.      UJIAN DINAS

Ujian Kenaikan Pangkat Reguler bagi Pegawai Negeri Sipil yang sudah memenuhi persyaratan untuk naik pangkat dari golongan II ke gol. III, dan gol III ke gol IV. Ujian Dinas terdiri dari :

a.       Ujian Dinas Tk. 1

Merupakan persyaratan kenaikan pangkat golongan bagi Pegawai Negeri Sipil dari Pengatur Tk.1 (  II/d ) ke pangkat golongan Penata Muda (III/a), dengan persyaratan/kelengkapan meliputi:

o   Surat Pengantar dari pimpinan unit kerja dibale masing-masing

o   Foto copy Sk. Pangkat/Golongan (II/d) minimal masa kerja 2 tahun dalam kepangkatan;

o   Foto copy akta kelahiran;

o   Pas Photo berwarna uk 3 x 4 = 4 ( empat ) lembar.

b.      Ujian Dinas Tk. II

Merupakan persyaratan kenaikan pangkat / golongan bagi pejabat eselon III, dari pangkat/ gol Penata Tk.1 (III/d) ke pangkat/golongan Pembina (IV/a) dengan persyaratan/kelengkapan antara lain meliputi

·                     Surat pengantar dari pimpinan unit kerja;

·                     Foto copy SK. Pangkat terakhir dilegalisir pejabat berwenang;

·                     Foto copy SK. Jabatan terakhir dilegalisir pejabat berwenang;

·                     Pas foto berwarna uk. 3 x 4 = 3 (tiga) lembar.

2.      UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT

Bagi Pegawai Negeri Sipil yang telah mengikuti pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi dari pendidikan sebelumnya. Dengan persyaratan dan kelengkapan sebagai berikut :

Ø  Surat Pengantar dari pimpinan Unit Kerja;

Ø  Foto copy Ijazah terakhir dilegalisir Pejabat yang berwenang;

Ø  Foto copy STTB / Transkrip Nilai dilegalisir oleh Pejabat yang berwenang;

Ø  Foto copy Surat Izin Belajar dari Provinsi / Kab / Kota;

Ø  Foto copy SK Pangkat terakhir dilegalisir Pejabat yang berwenang;

Ø  Foto copy Akte Kelahiran dilegalisir Pejabat yang berwenang;

Ø  Pas foto berwarna uk. 3 x 4 = 3 (tiga) lembar.

II.5.       Kebutuhan Diklat dan Faktot-faktor yang Mempengaruhi

Kebutuhan diklat terdiri dari dua suku kata, yaitu kebutuhan dan diklat. Kebutuhan menurut Briggs adalah ketimpangan atau gap antara ”apa yang seharusnya” dengan ”apa yang senyatanya”(Depdagri, 2003). Dalam dunia kerja, kebutuhan juga diartikan sebagai masalah kinerja .(Anung Haryonotanpa tahun).

Diklat mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu. Kebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien (Dephutbun dan ITTO,2000:16). Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara (1998:3) kebutuhan diklat adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi. Dengan demikian kebutuhan diklat dapat diartikan sebagai kesenjangan kemampuan pegawai yang terjadi karena adanya perbedaan antara kemampuan yang diharapkan sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada.(Hermansyah dan Azhari, 2002:3) Konsep dasar pemikiran kebutuhan diklat adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja. Sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan kebutuhan diklat maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu. Secara umum deskrepansi kemampuan kerja diilustrasikan sebagai berikut:

Diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja standar/baku. Kebutuhan diklat dapat dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu tingkat organisasi, tingkat jabatan, dan tingkat individu. Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Kebutuhan diklat dalam suatu organiasi dpengaruhi oleh faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal dalam organiasi yang mempengaruhi kebutuhan diklat adalah:

1.Mutasi jabatan

Seseorang yang dimutasi dari kedalam jabatan yang lebih tinggi dituntut memiliki kompetensi yang sesuai denga jabatan tersebut. Jika terdapat beberapa kompetensi yang belum dimiliki maka diperlukan upaya untuk memenuhi kompetensi tersebut. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui kegiatan diklat.

2. Perluasan atau pembentukan orgnasisasi baru.

Perluasan atau pembentukan organisasi baru akan memerlukan sumberdaya manusia yang akan ditempatkan pada unit tersebut. Hal ini merupakan salah satu faktor timbulnya kebutuhan diklat dalam sebuah organisasi.

3. Penggunaan teknologi baru.

4. Kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap.

Sedangkan faktor eksternal yang mempengaruhi timbulnya kebutuhan diklat adalah :

1. Peraturan perundangan.

2. Keadaan ekonomi

3. Sikap masyarakat.

II.6.                      Identifikasi Kebutuhan Diklat (IKD)

Dalam kaitan kebutuhan diklat, ada tiga terminologi yang sering digunakan, yaitu: Identifikasi Kebutuhan Diklat (IKD), Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) dan Penentuan Kebutuhan Diklat (PKD). (Dephutbun dan ITTO:2000:67). IKD adalah proses pengungkapan kebutuhan diklat pada tingkat organisasi, AKD adalah proses pengungkapan kebutuhan diklat pada tingkat jabatan dan PKD adalah proses pengungkapan kebutuhan diklat pada tingkat individu.

Menurut Siwi Kadarmo dalam Hermansjah dan Azhari (2002:3) identifikasi kebutuhan diklat adalah suatu studi yang sistematis dan sistemik dalam suatu usaha pengambilan suatu keputusan mengenai dilakukannya suatu diklat atau non-diklat di masa yang akan datang, dengan memanfaatkan data dan pemikiran dari berbagai sumber, sehingga keputusan yang diambil lebih produktif. Identifikasi kebutuhan diklat juga merupakan serangkaian kegiatan untuk menemukan masalah-masalah yang timbul di tempat kerja dalam suatu organisasi dan untuk menentukan apakah diperlukan suatu kegiatan diklat untuk mengatasi masalah-masalah dalam organisasi tersebut.
Identifikasi kebutuhan diklat juga dapat memberikan informasi yang tepat kepada pembuat keputusan mengenai isi dan metode diklat, kelompok sasaran, kendala dan hasilnya. Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan identifikasi kegiatan diklat, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung.

Manfaat langsung dari IKD, adalah :

•Menghasilkan program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan.
•Sebagai dasar peyusunan program diklat yang tepat.

•Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti diklat karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.

Sedangkan manfaat tidak langsung dari IKD, adalah :

•Menjaga produktivitas kerja

•Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.

II.7.                      Teknik-Teknik Identifikasi Kebutuhan Diklat

Dalam melakukan identifikasi kebutuhan diklat, ada tiga teknik pendekatan yang umum digunakan dalam menentukan kebutuhan diklat, yaitu : (1) pendekatan Analisis Kinerja,           (2) Focus Group dan Nominatif Group, (3) Pendekatan DIF(Difficulties, Importancy, Frequency).

1.Pendekatan Analisis Kinerja.

Langkah-langkah dalam prosedur analisis kinerja tersebut adalah sebagai berikut :
(1) mengidentifikasi standar kinerja, (2) mengidentifikasi kinerja, (3) mengidentifikasi dan merumuskan masalah, (4) mengidentifikasi bukti-bukti masalah, (5) mengidentifkasi penyebab masalah dan (6) mengidentifikasi pemecahan masalah.

2.Pendekatan Focus Group dan Nominal Group

Focus Group Technique (FGT) adalah suatu teknik yang dapat digunakan untuk mencari dan menentukan fokus dari suatu kegiatan sesuai dengan kebutuhan kelompok. Teknik ini bersifat kualitatif yang dalam proses pelaksanaannya memerlukan bantuan seorang fasilitator.
Dalam penerapan FGT kelompok bisa terdiri dari calon peserta diklat, widyaiswara, penyelenggara diklat dan unsur kepegawaian. Hal-hal yang perlu diperhatikan, adalah :
a.Jumlah anggota sebaiknya antara 8 – 12 orang

b.Tempat duduk disusun membentuk huruf “U”

c.Satu orang fasilitator pada setiap kelompok dibantu oleh seorang pencatat
d.Ide atau gagasan dikemukakan dengan menjawab empat pertanyaan yang telah disiapkan secara tertulis.

e.Partisipasi aktif dari semua anggota kelompok sangat diperlukan. Peran fasilitator sangat penting untuk memotivasi anggota dalam menyampaikan ide atau gagasan.
f.Tidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi terhadap ide atau pemikiran yang disampaikan anggota.
g.Posisi semua anggota kelompok adalah sama, tidak memandang status atau jabatan.
Untuk menggali ide atau gagasan, empat pertanyaan yang diajukan adalah :
a.Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang anda miliki pada saat menduduki jabatan sekarang?

b.Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang pada kenyataannya anda perlukan dan telah anda pergunakan dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?
c.Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang menurut anda sangat diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?
d.Darimana dan bagaimanakah cara memperoleh pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi anda?

Setelah proses focus group selesai dilanjutkan dengan nominal group technique (NGT). Ada empat kegiatan pokok dalam NGT, yaitu :

a.Para anggota kelompok menuliskan ide atau gagasan pada selembar kertas (Listing)
b.Daftar ide atau gagasan dari para anggota kelompok tersebut dicatat pada kertas flipchart (Recording)
c.Dilakukan klasifikasi, penyederhanaan dan kombinasi ide atau gagasan untuk menghindari duplikasi (Collating)

d.Para anggota kelompok melakukan penilaian secara individual untuk menentukan prioritas (Prioritizing)
3.Pendekatan DIF

DIF analisis adalah analisis kebutuhan diklat yang berdasarkan pada job analisis (Analisis Jabatan) yang diikuti dengan mencari tingkat kesulitan (difficulties/D), tingka kepentingan (importance/I) dan tingkat keseringan (frequency/F). Berdasarkan tingkat-tingkat tersebut dicari analisis job manakah yang paling D, I, F. Dari hasil tersebut, maka patut dicuigai terdapat kesenjangan ketrampilan. Mengapa patut dicurigai?, karena harus dikenali kemungkinan adanya indikator pelatihannya dengan menggunakan pertanyaan mengapa. Dismaping itu kita harus juga melaksanakan wawancara dengan atasan yang bersangkutan (responden) untuk mengetahui standar prestasi responden. Apakah yang bersangkutan sudah memenuhi standar yang ditentukan.
Jika terdapat prestasi yang di bawah standar, maka dilakukan analisis lebih lanjut dalam rangka penemuan kebutuhan diklat. Hal ini dimungkinkan, bahwa ada kemungkinan prestasi di bawah standar tersebut bukan disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan ketrampilan, namun karena indikator lain seperti sarana dan prasarana.

BAB III

PENUTUP

III.1.                   Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas maka dapat diberikan beberapa penekanan, antara lain :

·         Tujuan Penyelenggaraan Diklat :

o   Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi;

o   Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa;

o   Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang beorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pemberdayan masyarakat;

o   Menciptakan persamaan visi dan dinamika pola pikir dalam tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik (good govermance).

·         Sasaran Penyelenggaraan Diklat adalah TERWUJUDNYA PNS YANG MEMILIKI KOMPETENSI YANG SESUAI DENGAN PERSYARATAN JABATANNYA MASING-MASING

·         Prioritas kebutuhan Diklat adalah Melaksanakan analisis kebutuhan diklat secara sistematis, danmengintegrasikan program diklat dengan kebutuhan obyektif organisasi

·         Kegiatan identifikasi kebutuhan diklat merupakan kegiatan penelitian yang sistematis untuk menenukan jenis kegiatan diklat atau non diklat.

·         Identifikasi kebutuhan diklat dapat memberikan informasi yang tepat kepada pembuat keputusan mengenai isi dan metode diklat, kelompok sasaran, kendala dan hasilnya.

·         Terdapat 3 model pendekatan dalam pelaksanaan identifikasi kebutuhan diklat, yaitu pendekatan analisis kinerja, pendekatan FGT-NGT dan pendekatan DIF

·         Dalam pelaksanaan identifikasi kebutuhan diklat, diperlukan sumberdaya manusia yang terlatih dalam kegiatan IKD.

·         6 (enam) Prinsip Mewujudkan Diklat PNS yang Dapat Mendorong Perubahan dan Pembelajaran Instansi Pemerintah

o   Setiap program Diklat PNS harus berorientasi PADA KEBUTUHAN OBJEKTIF INSTANSI PEMERINTAH

o   Setiap program Diklat PNS harus BERORIENTASI PADA PENGEMBANGAN ORGANISASI

o   Diklat PNS harus berorientasi pada PEMBINAAN KARIER PEGAWAI dalam organisasi

o   Program Diklat harus berorientasi pada KEKHUSUSAN PESERTANYA sebagai orang dewasa

o   Diklat harus menjamin terjadinya penguasaan KOMPETENSI baik ranah kognitif, psychomotorik maupun affektif

o   Diklat harus mengubah PNS dari PASIF menjadi AKTIF bertindak, berubah dan tumbuh.

DAFTAR PUSTAKA

• Dephutbun dan ITTO. Modul Pelatihan : Pelatihan Desain Pelatihan. Bogor: Departemen Kehutanan dan Perkebunan dan International Tropical Timber Organization, 2000.
• Haryono, Anung. Analisis Kebutuhan Pelatihan/Pembelajaran. Jakarta: Prenada Media, 2004.
• Hermasjah dan Azhari. “Identifikasi Kebutuhan Diklat”, Bahan Ajar Diklat Kewidyaiswaraan Tingkat Pertaman. Jakarta: LAN, 2002
• LAN. Model-Model Diklat Analisis Kebutuhan Diklat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pelatihan Teknik Menejemen, 1999.